Minden vezető munkája legalább két szervezet irányítását öleli fel:

– Az egyik a formális intézmény, amelynek működését szerződések, szabályrendszerek és előírások rögzítik.

– A másik pedig az informális, rejtett szervezet, amely a beosztottak történeteiből, hiedelmeiből, titkos működésmódokból rajzolódik ki.

Minél többet tud ezekről a vezető, annál inkább képes hatni a köztük lévő különbség csökkentésére, és annál többet tud a szervezet céljaiért tenni – mutat rá Rejtett szervezetek – A munkahelyi titok dinamikája című könyvében Szvetelszky Zsuzsanna arra, miért fontos egy vezető számára a cégnél zajló informális kommunikáció ismerete.

Véleménye szerint a megfelelő korlátok között tartott céges pletykálkodás pozitívan befolyásolhatja a hangulatot, erősítheti az együttműködést és a csapatszellemet, valamint ösztönözheti az innovációt – és ezáltal a vállalati célok megvalósítását.

Milyen helyzetekben jelenik meg a pletyka egy cég életében?

Ahol nincs információ, vagy ahol az információhiány kockázatot jelent, ott infó keletkezik és kezd el terjedni. Könyvében Szvetelszky Zsuzsanna fel is sorol néhány tipikus kiindulópontot:

– Ha a szervezet küldetését és jövőképét a vezetés nem megfelelően kommunikálja a beosztottak felé.

– Ha túl nagy a távolság az egyes hierarchiaszintek között.

– Ha a vezetés gyenge, vagy a beosztottak elutasítják.

– Ha a vezetés munkája vagy a szervezet céljai nincsenek jól kommunikálva a beosztottak felé.

– Ha az egyes osztályok között nem megfelelő a kommunikáció.

– Ha az új munkatársak beilleszkedésének támogatása nem megfelelő.

– Ha nincs elegendő visszajelzés a befejezett feladatokról és célokról.

– Ha a szervezet intenzíven változik – akár pozitív, akár negatív vonatkozásban.

Milyen rejtett hatásai lehetnek a céges pletykának?

Szvetelszky szerint minél kiterjedtebb az informális kommunikáció, annál több feladatot „vehet át” a formális vezetői kommunikációtól. A teljesség igénye nélkül például ezeket:

Erősíti a közösséget. A pletyka közvetett funkciója, hogy – félelmet és tiszteletet keltve a közösség szabályai iránt – támogassa az erős csoport identitásának kialakítását. A másik háta mögött megfogalmazott kritika lehetővé teszi a nyílt konfrontáció csökkenését, amely egy bizonyos mérték fölött az adott közösség széthullását eredményezheti.

Felgyorsíthatja az információáramlást. A vállalati pletyka egyik legnagyobb értéke, hogy hamarabb juttatja el a megfelelő helyre az információkat, mint a formális kommunikáció. Ha egy adott témával kapcsolatban kevés információ van, az emberek nekilátnak megszerezni – vagy kitalálni. Mindenki megpróbál utánajárni az adott kérdésnek, hall valamit, és e folyamat eredményeként csökken az információhiányból eredő feszültség és félelem.

Krízishelyzetekben a túlélés eszköze lehet. Válságban, felvásárlás vagy kultúraváltás során az informális kommunikáció eszközt jelenthet a túlélésre, illetve válaszokat generálhat.

Levezetheti a felgyülemlett belső feszültséget. Több kutató feltételezi, hogy az informális kommunikáció a csoportokban a kapcsolatok ápolását, így egyben az agresszió és a stressz csökkentését is eredményezi.

A formális kommunikáció szűrője lehet. Nagyobb szervezetekben a formális kommunikáció mennyiségét az alkalmazottak befogadhatatlan tömegűnek érzik. A szűrés funkciót az újraszabályozás, a dereguláció és az egyszerűsítés iránti vágy vezérli.

Támogathatja a döntéseket. Az informális kommunikáció dilemma esetén kialakítja a közösségi döntést vagy véleményt, és szerepet játszik az informális döntési aktusok alakításában is.

Hogyan kontrollálhatjuk a céges pletykát?

Minden szervezetre érvényes szabályok a vállalati pletykálkodás kordában tartására nincsenek, de könyvében Szvetelszky Zsuzsanna felsorol néhány hasznos szabályt a kockázatok kiküszöbölésére:

Ne adjuk oda a gépünk, a pendrive-unk, a telefonunk – lehetőleg senkinek. Ugyanígy ne kérjük el más gépét, pendrive-ját, telefonját, vagy más, adattárolásra is alkalmas eszközét. Akármire is használnánk az eszközt, a tulajdonos fejében tucatszámra keletkezhetnek a „Biztos látta azt a mailt…” kezdetű mondatok.

Ne töltsünk fel olyan tartalmat – képet vagy szöveget, filmet vagy táblázatot: bármit – olyan felületre, ahol az adott információ megosztása bármiféle kockázatot jelenthet.

Ne lájkoljuk a munkatársak aranyköpéseit, sztárfotóit, esküvői videóit, csak akkor, ha számon tudjuk tartani. Lesz, aki azon sértődik meg, hogy lájkoltuk, és lesz, aki amiatt, mert megfeledkeztünk erről.

Ne osszuk meg se online, se offline módon azokat az információkat, amelyeket csak bizonyos embereknek szánunk. A megosztás aktusának egyik jelentése: erről bárki tudhat, a megosztásban pedig benne rejlik az utasítás, hogy „ossza meg mindenki, aki látja”.

Felejtsük el azt a félmondatot, amit a folyosón hallottunk, miközben a tárgyalóba igyekeztünk.

Ne higgyük el azokat az információkat, amelyek nem hiteles forrásból érkeznek – akkor sem, ha jólesne elhinni őket. És ne feledjük a régi aranyszabályt: egy forrás nem forrás!

Ne mondjuk el egyetlen munkatársunknak sem azokat az információkat, amelyekről tudjuk, a munkakörénél fogva nem tartozik rá. Nagy az esély ugyanis arra, hogy másnak is elmondja, méghozzá másképp, mint ahogy tőlünk hallotta. Ám azt hozzá fogja tenni, hogy tőlünk hallotta: így olyan információt kötnek majd hozzánk, amihez nem is volt közünk.

Ne hagyjuk, hogy elmondja nekünk egy munkatársunk azokat az infókat, amelyek a munkakörünknél fogva nem tartoznak ránk. És ne hagyjuk, hogy kiszedje belőlünk azokat az infókat, amelyekről tudjuk, hogy nem tudhatja.

Ne továbbítsuk az e-mailt, ha feladójáról tudjuk, hogy nem szívesen közölné azzal, akinek elküldenénk.

Ne hagyjuk, hogy a bizonytalanság terjedjen. A bizonytalanságot már azzal is csökkenthetjük, ha beszélünk róla – vagyis például ha vállvonás helyett elmondjuk a munkatársaknak, hogy csak jövő héten lesz információnk a hamarosan induló projekt részleteiről, de most még nincs.

Fotó: pexels.com